怎么樣發郵件(怎么樣發郵件到郵箱)

怎么樣發郵件(怎么樣發郵件到郵箱) 不擅長寫工作郵件，容易遭遇職場天花板

所謂工作郵件，就是工作中的書面正式表達，這種表達對人的職業生涯至關重要。

隨著 *** 、釘釘、飛書等即時通訊軟件在職場的應用中越來越普及，很多打工人認為不再需要寫工作郵件了，這其實是個誤解。

我們今天口頭非正式表達的工具越來越多，甚至也像白紙黑字一樣有保存功能，但工作中的書面正式表達，仍然是非常重要的。

事實上，今天不擅長寫郵件的人會更容易遇到職業發展的天花板，這樣的人不僅容易被人誤解，而且別人可能不把你的事情當回事，久而久之就會耽誤自己的業績。對比其他表達方式，郵件有三大優勢，分別是便于追蹤、表達精確和正式有效。

回到古代，司馬光跟王安石雖然同朝為官，還是會一來一回地寫《與王介甫書》和《答司馬諫議書》；大臣雖然上朝見得到皇上，也要寫正規的奏折遞上去。

中國古代有很多大臣，能夠做到位極人臣，主要是奏章和來往批復的文件寫得好。比如，明朝前后兩任首輔大臣夏言和嚴嵩，就是靠文章上位的。據說后來嚴嵩失寵，也是因為自己老了寫不動了，兒子嚴世蕃怠惰，不替他認真寫。

要寫好一封工作郵件，我們需要知道什么該寫，什么不能寫？郵件適用哪些工作場景，如何讓郵件的表達變得準確而得體？以下我們手把手教你寫好商業郵件。

哪些情況不能寫郵件？

1. 不想留底的不要寫

這倒不完全是為了將來賴賬，而是有些東西根本不能留底。比如：討論涉及到法律結果的問題。千萬不能用工作郵件討論，例如，“如果我們這么做，是否會侵權，是否會違法”等等。這種文字將來到了法庭上，就會被認作“明知故犯”的證據。

2. 沒有深思熟慮的不要寫

很多人想問題沒有想清楚，就通過郵件的方式說出去了。當想清楚之后覺得不妥時，改變想法吧，怕人說打臉，不改變吧，損失更大，兩邊為難。

3. 負面的東西不要寫，特別是氣話。

比如：一些人沒有得到領導提拔，沒有跟客戶達成交易，寫郵件撒氣。這不僅沒有幫助，還授人以柄。如果當面吵架過后后悔了，最壞情況是道個歉，還有挽回余地。留下書面的文字總在提醒別人一些不愉快的經歷。

4. 太復雜的東西不要寫

不是說完全不能寫，而是用寫郵件的方式討論這種問題效率太低，郵件里討論來討論去，既浪費時間，又增加誤解。這種時候更好度的辦法是當面講，不行就 *** 講。

5. 太緊急的情況不要寫

如果事情緊急、突發，需要對方在第一時間知悉的，可以先通過 *** 溝通，隨后把細節在郵件中描述清楚再發送給對方。

哪些情況應該要寫郵件？

1. 重要的、需要留底的話

比如：你的老板承諾你做完這個項目就提拔你，他或許當時真的是在認真考慮這件事，但是真等到你做完了，可能過去半年時間了，單位的情況發生了些許變化。他可能在考慮提拔別人，可能那一年名額有限，總之他對你的口頭承諾恐怕要泡湯。

如果你去問他，兩個人口說無憑，你只要認倒霉了。對于這種情況，即便事先說好了，也要留下書面文字。

比較好的做法是，在你們談完話之后，你以感謝他的名義寫一封郵件給他。在郵件中不妨這么說：“感謝領導對我的信任，把如此重要的任務交給我，而且承諾在完成任務后提拔我。我一定努力完成好任務，不辜負您的期望和栽培。”

這時只要老板沒有說“我沒有打算提拔你”這樣的話，他就是默認了你說的一切。

工作關系不可能總是在蜜月期，做這樣的記錄能確保你在公司的權益。

2. 重要但大家又懶得寫的備忘

在一個規范的單位里，部門里開一個會之后，應該發一份備忘錄，告訴大家會上都討論了什么內容、有什么結論、哪些議題沒有結論，等等。

這件事大家常常懶得做，因為畢竟寫上千字的備忘錄需要花點時間，結果第二次開會，發現前一次開會的問題都沒有解決。

這時候，不妨主動要求自己承擔起這個任務。這有兩個好處：

第一，讓部門里的人關注自己，特別是上級，他們其實需要這樣一份留底的書面材料；

第二，站在整個部門的角度想問題。如果一個人真想被提升，想管理更大的部門，就要從做這種事情開始，才會學會管理，才會有全局觀。

3. 重要的通知和安排

上級正式通知下級一件事情，比如提升、調崗、新的工作安排、審批回復等等，不能發 *** 或者口頭通知一下，即使口頭通知了，也需要有個用書面文字再說一遍。

反過來，下面的人要請示工作、匯報工作，向各部門或上級發出需求，也需要書面表達。

怎么寫好一封得體的郵件？

1. 明確寫郵件的目的

用書面文字進行溝通，必須清晰地把自己發郵件的目的說清楚。

很多人讀郵件通常是掃一眼內容，看不到自己覺得特別重要的事情，很多時候就把它扔到一邊回頭再看，但其實回頭也不會看。

好的郵件的標題有兩個特點，一是“呼喚你”，二是“愉悅你”。

所謂“呼喚你”，就是讓讀者感受到郵件的呼喚，從而付諸行動。

> 一是強調所需。

在標題欄，注明你想要讀者所付出的行動，讓他意識到，這件事的緊急和重要。

《5月12日會議紀要》→《5月12日會后行動方案，請批示》

> 二是重要提示。

在標題欄，注明“緊急”或“重要”等字眼引起讀者注意，但需要慎重使用。

至于“愉悅你”，就是是激發興趣，在標題中加入讓讀者感興趣的元素。

2. 一封郵件只講一件事

一封郵件更好度只講一件事，如果是好幾件事，就用多封郵件。這個原則對郵件來講至關重要，但很多人意識不到，這是由我們今天的工作方式決定的。

你也可能會有這樣的經驗：常會有人從中間加入某一個話題的討論，或者需要把郵件轉發給第三方。

如果一封郵件討論了三個話題，加入進來的人只是參加第二個話題的討論，第一和第三個話題的內容讓他看到就是多余。

站在主管的角度想，如果一個部門里不少人圍繞著某封郵件討論，那是很花時間的事情，這時要討論的內容越聚焦越好。如果一封郵件有好多主題，大家難免會扯到其他主題上，造成不必要的發散。最后如果工作郵件經常需要保留，每一個主題一封郵件也更便于管理和查找。

3. 避免使用負面的、命令式的詞匯

負面的、否定的、強硬的詞匯，會給人帶來壓迫感，產生抵觸情緒。

（原）需求沒有經過評審，不能進行排期。

（改）我們需要在下周一進行需求評審后，才能確定排期，屆時給您答復。

負面的用詞很容易讓人把重點放到不好的那一部分，而忽略了真正需要有效傳達的意思。

（原）我們這周做不了決定，得等到下周一上午。

（改）我們會在周一上午第一時間做出決定。

在職場中，尤其是跨部門的郵件溝通

“必須、立即、趕快”等命令式詞匯容易讓人產生強烈的不適感和抗拒心理， 只寫“可以做、應該做的“，不寫”不可以做、沒有做到的”。

4. 妥善轉發郵件

轉發這個功能，你一定已經很熟悉了，這里我和你強調的是一些容易被忽視的點。

（1）郵件內容要適合轉發

在你將郵件轉發給第三者之前，一定要謹慎且反復地思考：這個內容是否必須讓他知道，而他又是否合適介入這件事。

（2）郵件內容需進行刪減后轉發

如果郵件里有敏感信息、或無關緊要的內容，就刪除掉，這樣收件人讀起來會更加順暢。

（3）重要郵件先征求發件人同意

如果你轉發的是非常重要的郵件、或者是涉及保密的郵件，一定要親自得到發件者的同意后再轉發。

其他的郵件處理技巧

1. 注意郵件編寫的順序

創建新郵件的正確順序：

第一步：先添加附件第二步：寫正文第三步：寫主題最后一步：才是添加收件人。

這樣的次序能讓你避免誤發郵件、少加附件等失誤帶來的尷尬。

2. 如何追蹤已發的郵件

把郵件發送出去后，怎么知道郵件是否發送成功，對方是否收到呢？這里，你可以設置郵件跟蹤，追蹤郵件是否被對方所接收或閱讀。

Outlook、阿里郵等軟件有兩個功能，一個“請求送達回執”，另一個是“請求已讀回執”。

前者是在郵件的送達反饋，后者是在收件人的閱讀反饋。

另外，必須提醒你：如果是非常重要及緊急的工作，更好度要通過 *** ， *** 方式，主動追蹤郵件的送達。

今天我們說了工作場合的正式郵件，這種正式的書面表達，依然是一個人職業發展的重要技能。重要的備忘、通知和需要留底的話，更好度通過工作郵件傳遞。

寫好工作郵件，要把重要的事放在前面，盡量一封郵件只講一件事情，還要注意視收件人的不同，來決定自己的主觀表達，最后我們還給出了幾個郵件編寫和發送的小技巧，希望對您有幫助。

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